Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay. Chỉ cần sai một ly là đi một dặm, nếu không có sự kiểm soát gắt gao sẽ dễ gây thất thoát và khiến doanh nghiệp phá sản.
Quản lý các dòng tiền
Mỗi một năm doanh nghiệp sẽ có nhiều khoản cần chi thu, vì vậy cần phải kiểm soát chặt chẽ. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết cách quản lý các dòng tiền của mình. Dưới đây là một số cách để quản lý dòng tiền:
+ Chia các dòng tiền cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau, tiền lương riêng, tiền thu nợ riêng. Việc làm này sẽ loại bỏ những chi phí không cần thiết và là một phương pháp kiểm soát nội bộ tốt.
+ Thương lượng với các ngân hàng về các điều kiện tốt nhất có thể về lệ phí, lãi suất của các tài khoản.
+ Làm việc với các tài khoản ngân hàng một cách chặt chẽ, giám sát các giao dịch và số dư ngân hàng.
+ Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.
+ Nên tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng việc sử dụng điều kiện tín dụng và lập trình thanh toán đúng hạn. Và nên tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm.
Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty
Chủ doanh nghiệp cũng nên để mắt tới tình hình sử dụng tài sản công ty của nhân viên để tránh tình trạng sử dụng sai gây lãng phí tài sản doanh nghiệp. Tắt đèn hay các vật dụng tiêu tốn năng lượng khác khi không sử dụng nữa. Duy trì nhiệt độ văn phòng thích hợp, mùa hè không nên quá lạnh và mùa đông không nên quá nóng.
Việc kiểm soát sử dụng các thiết bị văn phòng để ở nơi an toàn và có trật tự, giao trách nhiệm quản lý sẽ giúp tránh thất thoát tài sản. Kiểm soát việc sử dụng điện thoại của nhân viên một cách hợp lý. Khi sử dụng email cần hiệu quả và thận trọng, vì chi phí cho việc sử dụng email có thể là tối thiểu, nhưng chi phí về năng suất có thể là khá lớn. Đặc biệt nên thực hiện phạm vi bảo hiểm đầy đủ có bao gồm những rủi ro. Ô tô của công ty chỉ được phép sử dụng vào việc chung, nhân viên tuyệt đối không được sử dụng cho mục đích riêng.
Một công cụ sẽ giúp người chủ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả chính là bộ phận quản lý chi phí. Phần mềm kế toán là một giải pháp để các doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát các khoản thu chi cũng như các báo cáo hàng năm một cách nhanh chóng.
