Kế toán công nợ là một trong những mảng nhỏ của kế toán tổng hợp nhưng có vai trò vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp, người kế toán cần phải theo dõi kỹ và liệt kê các công việc một cách tỉ mĩ và chi tiết.
Vậy công việc của kế toán công nợ là gì? Hãy cùng Cao đẳng kế toán Hà Nội tìm hiểu nhé.
Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Kế toán công nợ phải tạo một file theo dõi công nợ khách hàng và được cập nhật đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát phát sinh liên quan đến công nợ. File theo dõi công nợ có thể được tích hợp trong phần mềm kế toán hoặc file excel. Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…
Duy trì tốt các mối quan hệ
Kế toán công nợ luôn chủ động tiếp xúc với khách hàng (qua điện thoại, email …), có thể là thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan…
Ngoài ra, người làm kế toán công nợ còn phải có mối quan hệ tốt các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp của mình, bởi đó là bộ phận nắm các mối quan hệ, liên quan trực tiếp đến việc bán hàng, liên quan đến việc thu và kiểm soát công nợ.
Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẻ về hóa đơn xuất bán, đảm bảo khách hàng của bạn nhận được hoá đơn của bạn, tránh sự chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến việc thanh toán. Bởi đôi khi gởi hóa đơn cho khách hàng không đúng người có trách nhiệm, hoặc hóa đơn bị thất lạc là việc có thể xảy ra.
Cung cấp nhiều tài khoản Ngân hàng
Kế toán công nợ có thể đề xuất với doanh nghiệp mở thêm một số tài khoản Ngân hàng và tất nhiên phải đăng ký với Sở kế hoạch đầu tư để linh hoạt trong vấn đề thanh toán, chuyển trả tiền hàng.
Bởi khi cung cung cấp tài khoản ngân hàng cùng với tài khoản ngân hàng của khách hàng cùng hệ thống sẽ giúp khoản tiền chuyển về tài khoản nhanh chóng mà còn có thể tiết kiệm chi phí chuyển tiền do giao dịch trong khối nội bộ ngân hàng.
Gọi điện thoại nhắc nợ
Công việc kế toán công nợ do phải liên lạc với khách hàng thường xuyên nên bạn phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bạn một line điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch giữa bạn và khách hàng và ngược lại, tránh sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẻn mạch, kẹt máy.
Việc nhắc nợ, kế toán công nợ nên thực hiện trước khoảng 5-10 ngày trước khi nợ đến hạn thanh toán. Gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng bạn phải chuẩn bị trước và luôn với trạng thái thoải mái, nhẹ nhàng.
Duy trì nhật ký thu nợ
Với mỗi tài khoản quá hạn, kế toán công nợ phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Chẳng hạn khách hàng của bạn hứa sẽ thực hiện thanh toán vào một ngày nào đó …
Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày… bạn phải ghi chú lại và phản ánh với những người, với các bộ phận liên quan để xử lý các tình huống kịp thời.
Địa chỉ đăng ký học tại:
Phòng 105, Nhà Viespa – Số 220, Đường Láng, Thịnh Quang, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: 02432.97.96.96 – 0933. 827.837
